Goede administratieve hygiëne: zo doe je dat

Het leerlingvolgsysteem is wat mij betreft een essentieel onderdeel van het contact met ouders. Voorwaarde is dan wel dat je het efficiënt invult. Als het goed wordt bijgehouden, haal je er als docent veel informatie uit voor de lessen. Maar is het ook erg nuttig voor een teamleider die ouders te woord moet staan. Met een goede ‘administratieve hygiëne’ kun je er heel veel uithalen. Hierbij een aantal tips.

1. Vaardigheden en scores

Het systeem geeft ouders informatie over de vaardigheden die worden geoefend in het niveau waar het kind zwemt. De ingevulde scores geven aan hoever hun kind is in het leerproces. Stimuleer ouders hiernaar te kijken, dan weten zij wat de kinderen aan het leren zijn. Leer ouders hierbij ook vooral hóe ze het kunnen interpreteren. Leg duidelijk uit hoe je scoort en dat het een informatiesysteem is, zo voorkom je dat ouders het als pressiemiddel gaan gebruiken. Zorg tevens voor strakke afspraken met je team over de frequentie van het invullen en wanneer je welke score invult.


Ben jij op zoek naar een leverancier die kan helpen met de waterbehandeling in jouw zwembad of zwemschool? 👉 Klik hier.



2. Absenten

Houd absenten en de reden daarvan consequent bij. Wanneer kinderen onregelmatig komen, kan je ouders daarop aanspreken en uitleggen wat het belang is van regelmatig oefenen. Daarbij toon je door te vragen of alles oké is en waarom ze niet naar de zwemles zijn gekomen betrokkenheid en bewijs je dat hun kind echt wordt gezien. Zo’n contactmoment is ook een kans om eventuele bijzonderheden te bespreken. In het zwembad waar ik werk, zie ik zelfs welke kinderen een les komen inhalen zodat ik ze bij hun naam kan noemen en welkom kan heten.

Lees ook: Hulp vragen levert veel meer op

3. Bijzonderheden

Het veld bijzonderheden is vaak niet voor ouders zichtbaar en dus heel geschikt om deze hier te vermelden. Nog te vaak zie ik dat dit veld leeg is, wat jammer is omdat je hier als docent veel informatie uit kan halen. Alles wat van belang is voor de zwemles zou daar ook moeten staan. Graag tevens met een datum en jouw initialen erbij zodat collega’s weten hoe actueel en relevant de informatie is en wie het heeft ingevoerd. Als iets niet meer van toepassing is, kan het uiteraard weg.

4. Frequentie

Het systeem houdt bij hoeveel lessen een kind heeft gevolgd. Hiermee kun je dus zien hoe het leerproces verloopt, voor welke onderdelen een kind meer tijd nodig heeft en wat hij of zij snel onder de knie zal hebben. Zo kan je volgen hoelang het kind over een bepaald niveau doet. In veel systemen kan je een automatisch signaal aanzetten zodat je vanzelf ziet dat een kind in verhouding lang in een niveau zit. Als je de kinderen echt goed kent, zie je die vertraging natuurlijk voordat het systeem het ‘ziet’. Maar met de vele personele wisselingen is dit wel een fijne parameter.

5. Mailen

Veel systemen hebben een optie om ouders te mailen om ze op de hoogte te houden van bijzonderheden zoals onverwachte uitval van de zwemles of vervanging van de docent. Via de mailfunctie kan je ouders ook aan zaken helpen herinneren zoals kijkles, vakantie of het oefenen van het met kleding aan zwemmen.

Administratieve hygiëne

Hoewel het veel oplevert, is het soms ook best een klus. Maak daarom strakke afspraken over het gebruik en houd je daar dan ook aan. Zeg vooral ook wat je doet en doe vervolgens wat je zegt om teleurstellingen te voorkomen. Als je teamleider bent, steun dan je team in goed gebruik. Goede ‘administratieve hygiëne’ is cruciaal voor een leerlingvolgsysteem, maar draagt zo ook echt bij aan de communicatie met ouders en kan je dan juist heel veel tijd opleveren.

Deze blog is geschreven door Nicolette van Mierlo. Nicolette is freelance zwemonderwijzer en teamleider in de zwembadbranche en heeft 25 jaar ervaring met relatiemanagement in het bedrijfsleven. Met haar eigen bedrijf geeft ze trainingen en bedrijfsadviezen aan zwembaden over communicatie over zwemles, met als specialisatie klanttevredenheid.


advertentie

ZwembadBranche Dag 2022