Online creatief brainstormen: hoe lossen we het personeelstekort op?

Gisteren organiseerde ZwembadBranche samen met Titeke Postma een brainstorm over het personeelstekort in de zwembranche. Oorspronkelijk was dat een workshop tijdens de ZwembadBranche Dag, maar omdat deze is verplaatst naar 2022 vroegen wij ons af: zou het ook online kunnen? Het antwoord is een volmondig ‘ja’. Zet 25 geïnteresseerde en gemotiveerde mensen in een zoom-meeting en je kunt gewoon aan de slag!

Probleem verkennen

We begonnen met een korte verdieping van het probleem. Onze startvraag was vrij globaal: ‘Hoe kunnen we het personeelstekort oplossen?’ Maar over welk type personeel hebben we het dan? En hoe groot is het probleem? Een inventarisatie via een poll liet zien dat het niet alleen gaat om een tekort aan zwemonderwijzers, maar ook om aquasportlesgevers en toezichthouders. Bijna 60% van de deelnemers gaf aan dat ze al één of meerdere keren de zwemlessen hebben afgezegd. Oké, dan heb je het echt wel over een probleem. Als het gaat over personeelstekort hoor je meestal direct de opmerking: ‘gewoon het salaris omhoog’. Dit is een voor de hand liggende oplossing, die volgens de deelnemers zeker van belang is. Maar de meerderheid gelooft dat hiermee het probleem slechts gedeeltelijk wordt opgelost. Op zoek gaan naar andere ideeën was daarom gewenst!

De eerste ideeën

Een brainstorm start altijd met het verzamelen van de ideeën die ‘op het puntje van je tong’ liggen. In een gemêleerd gezelschap levert dat vaak al een mooie mix op. Wat voor de een één normaal idee is, kan voor de ander nieuw zijn. De deelnemers trokken zich terug in tweetallen in een breakoutroom, de 5-minutenzandloper werd omgekeerd en de ideeën vlogen over de tafel. Daarna maakten we een gezamenlijke inventarisatie. Het ging onder meer over het actief scouten en werven van nieuwe mensen, roc’s benaderen, intern opleiden, taken combineren, allroundmedewerker banen stimuleren én kleine banen, samenwerken met andere locaties en je mensen behouden.

Lees ook: Inventarisatie personeelstekort

Creatieve technieken

Daarna werd het tijd voor creatieve technieken. Titeke vroeg de deelnemers op te schrijven wat je moet doen om al je medewerkers weg te jagen om vervolgens in een breakoutroom de ‘wegjaagacties’ weer om te keren. Dat leidde tot nieuwe ideeën die je kunt ordenen onder de rubriek ‘Lief zijn voor je medewerkers’. Eigen input vragen, zorgen voor een goede sfeer, doorgroeimogelijkheden en persoonlijke aandacht. Maar ook over roosters op tijd afmaken, weten wat er gebeurt op de werkvloer en doen wat je belooft. Volgende techniek was op zoek gaan naar vooronderstellingen. Door het personeelstekort moeten zwemlessen soms worden afgezegd, maar wie zegt dat je zwemles alleen kunt geven als er voldoende lesgevers zijn? Oftewel, hoe kun je activiteiten aanbieden met het aantal medewerkers dat je nu hebt? Na 5 minuten in tweetallen kwamen er nieuwe ideeën zoals verschil maken tussen intensieve instructie en oefenmomenten, een waterspeeltuin aanbieden, werken met assistenten (toezichthouders, stagiairs, jonge tieners), ouders mee in het water, lesgevers een supervisorrol geven, bij twee lessen in de week 1 les met lesgever en eentje met ouder aanbieden, werken met buddy’s. Bij de aquasporten werken met een ‘videowall’, rouleren in stations tijdens de activiteit. Er vloog wel eens een ‘ja, maar’ over het scherm, maar eigenlijk leken veel ideeën best wel realistisch.

Hoe zou Elon Musk het probleem aanpakken?

Tot slot nodigde ik de deelnemers uit om zich af te vragen: ‘Hoe zou Elon Musk dit probleem aanpakken?’ Waarschijnlijk gooit hij er flink wat geld tegenaan. Maar wat doet hij daarmee? Wie weet is het interessant om te bedenken wat Martien Meiland zou doen? Of John de Mol of… In onze brainstorm kwamen we aan deze techniek niet meer toe, de tijd was op. Ik vroeg iedereen nog wel naar de eerstvolgende stap die ze wilden zetten. Eén deelnemer had de videowall al in de groepsapp gezet. Een andere denkt na over de supervisorrol van zijn medewerker(s). Er werd ook geopperd om deze brainstorm eens te doen met het eigen team. Ook een goed idee, want wat werkt er beter dan je team betrekken in de oplossingen van het gezamenlijke probleem. Je slaat meerdere vliegen in 1 klap: mooie ideeën, je ontdekt wat er leeft in het team en werkt aan gezamenlijkheid en draagvlak.

Zelf aan de slag

Mocht je zelf met je team aan de slag willen, je kunt gebruik maken van deze korte handleiding voor een inspirerende brainstorm met je collega’s.

  1. Presenteer de startvraag. Verken kort het probleem. Stel vast waar het over gaat en zorg dat iedereen weet wat de bedoeling is.
  2. Inventariseer de ideeën die ‘vooraan liggen’. Laat iedereen dit voor zichzelf of in twee-tallen opschrijven en noteer ze op een (flipover)vel.
  3. Draai de vraag om: hoe kunnen we iedereen wegjagen? En keer die antwoorden dan weer om: wat betekent dat dus als je mensen wilt laten blijven?
  4. Denk om. Ga er vanuit dat je het moet doen met de mensen die je hebt. Hoe kun je dan zwemles en andere activiteiten aanbieden?
  5. Kruip in de huid van een beroemdheid: hoe zou hij of zij het probleem aanpakken?
  6. Kies (samen) met welke ideeën je (eerst) aan de slag wilt gaan.

Deze blog is geschreven door Titeke Postma.





E.B.T.C.