Vergaderen we om het vergaderen of is het echt zinvol?

Benen-op-Tafel sessies, brainstorm events, intervisie avonden, een bilat: we overleggen wat af. Maar is dat allemaal wel nodig? Tegenwoordig hoor je heel veel geluiden dat er vaak vergaderd wordt om te vergaderen en dat vergaderingen vaak toch uitlopen op niets. Of is het toch wel zinvol? Een paar keer per jaar proberen de instructeurs van het zwembad Den Ekkerman bij elkaar te zitten. Minette Lommers van Den Ekkerman vraagt zich in deze blog af of dat nu wel zo zinvol is? Wat denk jij?

Waar gaat het over?

Allereerst wil ik vermelden dat ik niet degene ben die deze vergaderingen voorbereid en voorzit, dat doet ons hoofd zwemlessen en dat behoort tot zijn taken. Ik zit er wel altijd bij om te ondersteunen, te luisteren, eventueel te sturen en afspraken vast te leggen. Laatst stonden de volgende onderdelen op het programma: niveaubepalingen, leerlingvolgsysteem, zwemvesten, materiaal gebruik, organisatievormen, diploma zwemmen. Ik weet zeker als jullie dit lijstje lezen, jullie ook wel beseffen dat dit zinvolle onderwerpen voor een vergadering zijn.

Discussie

Zonder al te diep op alle onderwerpen in te gaan, ontstond er bij het eerste punt al enige discussie. Dit is sowieso altijd een lastig onderwerp. Je werkt namelijk met lesgevers en met kinderen. Uiteraard kunnen wij heel zwart-wit niveau bepalingen vast stellen, maar er zijn altijd weer uitzonderingen op deze regels. En hoe ga je daar dan weer mee om en wat ga je toegeven of juist niet? Bij dit onderwerp speelt ook nog mee dat wij overgestapt zijn naar het EasySwim diploma, waardoor het verloop van de vaardigheden aardig veranderd zijn. Vooral als de kinderen tegen het diploma zwemmen aan zitten. We zijn hier nu meer dan een jaar mee aan het werk, dus dan vinden wij het heel belangrijk om de ervaringen van de instructeurs wel heel serieus te nemen en ook mee te nemen in de bepalingen die we al hadden staan en die wellicht op een paar punten aangepast dient te worden. Dus wat dit onderwerp betreft: zinvol om hier een discussie over te hebben.

Leerlingvolgsysteem

Als ouder kun je tegenwoordig op allerlei manieren bijhouden hoe je kind het doet op school en ook dus bij de zwemles. Soms denk ik zelf wel eens: slaan we hierin niet een beetje door? Mijn kinderen kwamen deze week weer thuis met hun rapport (middelbare school), maar wat daarin staat is voor geen enkele ouder nog een verrassing. Je kunt namelijk online gewoon alle cijfers elke seconde van de dag volgen. Ik doe dit bewust niet altijd, omdat ik ook wil dat ze zelf eventueel nog iets kunnen herstellen. Volgens mij leren ze daar meer van dan dat ik steeds ga liggen ‘zeuren’ over een slecht cijfer (pubers hè…). Reden dat wij ervoor hebben gekozen in het voortraject van de zwemles de ouders niet mee te laten kijken met het leerlingvolgsysteem. Uiteraard willen we ouders ook wel een beetje op de hoogte houden van de vorderingen. Besluit: we gaan voor deze groepen een soort voortgangsrapport maken die we 1x in de 2 maanden uitdelen en waarbij ouders op dat moment ook vragen mogen stellen aan de zweminstructeur. Hopelijk voorzien we op deze manier in de (controlerende) behoefte van de ouders, zonder al teveel druk op de kinderen te leggen. De ouders mogen overigens wel elke les kijken. Conclusie: zeer zinvol besluit.

Materiaal en organisatievormen

Over dit gedeelte gaat het meer over de organisatie binnen onze organisatie, dan over de organisatie van de les (begrijpen jullie het nog?). Wat is het probleem? We geven vaak met 4 of 5 instructeurs tegelijk les. Sommige materialen hebben we niet 5x…. Je raadt het dus al waar dat op neerkomt: wie pakt wanneer welk materiaal? Recht van de sterkste of degene die zijn of haar les tijdig voorbereidt? Na veel discussie is besloten dat de instructeurs op een whiteboard van te voren aan moeten geven welke materialen ze gaan gebruiken voor een les. Wil jij iets invullen en het materiaal staat er al op? Dat is dan jammer, dan moet je toch echt iets anders verzinnen. Als het goed is, heb je daar nog ruim de tijd voor. Je moet het een week van tevoren aangeven. Eerlijk is eerlijk, dit was soms een zinloze discussie die nergens toe leidde. Maar uiteindelijk toch zinvol werd afgesloten met deze afspraken. De instructeur moet dus ook vooruit gaan denken over de lessen: ik zeg win-win!

Conclusie

Voor onze organisatie is het zeer zinvol om een vergadering over dit soort onderwerpen te houden. Dit komt ook omdat iedereen hier open en eerlijk over vertelt en zijn of haar mening niet onder stoelen of banken steekt. Soms krijg je daar wel meningsverschillen en discussies over, maar het is in mijn ogen juist goed om daarover te praten en uiteindelijk tot een mooi geheel te komen. Iedereen kan altijd een beetje water bij de wijn doen, zodat we ook allemaal met goede afspraken tevreden naar huis kunnen. Nu is het nog zaak dat de afspraken bewaakt worden en dat men elkaar daar ook op een nette manier op aan kan spreken. Zwemles geven doe je niet alleen, dat doe je met elkaar. Alleen op die manier kan een ieder zich verbeteren en kunnen wij staan voor kwaliteit. Dat is toch waar het allemaal om draait en wat we nastreven! Dus is vergaderen zinvol? Jazeker!

Deze blog is geschreven door Minette Lommers, manager van Zwembad Den Ekkerman. Herken jij je in de woorden van Minette? laat het ons weten via een reactie hieronder of op onze facebookpagina.

Heb jij ook een mooi verhaal uit de praktijk dat je graag met je collega’s wilt delen? Mail naar info@zwembadbranche.nl