Hoe zorg je voor waardevolle communicatie?

Sinds de uitbraak van het coronavirus weten we (weer) hoe belangrijk goede communicatie is. Het verschaft ons duidelijkheid, draagt bij aan fijne samenwerking tussen mensen en het biedt structuur aan processen in je organisatie. Meer dan ooit ook hebben we gemerkt dat de juiste informatie op het goede moment aan diegenen die het betreft heel bepalend is voor het gedrag van mensen. Ook de toon waarop de boodschap wordt gecommuniceerd en soms zelfs door wie hij wordt gemeld, maakt verschil voor sommigen. Je kan het nou eenmaal van de ene persoon beter hebben dan van een ander. Hoe zorg je voor waardevolle communicatie?

Doseren

Het afgelopen jaar was ook op het gebied van communicatie een uitdaging. Een belangrijk onderdeel van communiceren is de hoeveelheid informatie die je in één keer tot je krijgt. De kluwen van mededelingen over alle maatregelen de afgelopen 1,5 jaar was vaak niet te ontwarren en zo veel tegelijk dat we zelf maar moesten uitzoeken wat voor jouw specifieke situatie de regels waren. En net wanneer je het snapte en er zelfs van enig ritme en regelmaat sprake was, veranderde alles weer en begon de zoektocht naar duidelijkheid weer opnieuw. Ik denk een herkenbare schets voor ons allemaal, toch?

Waardevol communiceren

Waardevol communiceren is dus ontzettend moeilijk. Waarom? Als communiceren goed gaat is de sfeer goed en voelt iedereen zich lekker. Dat werkt prettig en alles gaat meer vanzelf. Wanneer de communicatie daarentegen stroef verloopt ontstaat er verwarring, frustratie en irritatie wat de sfeer negatief beïnvloed. We willen graag een goede sfeer, waarin iedereen weet wat de regels en verwachtingen zijn. Als anderen je boodschap onthouden en vertalen naar gewenst gedrag is je communicatie succesvol te noemen. Maar hoe communiceer je dan zodanig dat iedereen zich gedraagt zoals je wilt, zich aan de regels houdt en de sfeer goed is? Overal aan denken valt niet mee. Wanneer vertel je wat, aan wie? En hoe doe je dat? Op welke toon? Herhalen is nodig, maar hoe voorkom je ‘drammen’?

Lees ook: Met deze 5 tips houd jij je zwemouders betrokken en tevreden

Ebbinghaus

Voordat ik die vraag beantwoord maak ik een sprongetje terug in de tijd naar 1885. Toen ontdekte professor Ebbinghaus dat we niet relevante dingen na een week alweer zijn vergeten. Maar hij ontdekte nog iets, namelijk dat wanneer de informatie van waarde voor ons is en wanneer we het vaker horen/lezen/leren we het wél onthouden. Dus wanneer je wilt dat een ander de inhoud van je boodschap onthoudt, moet je waarde toevoegen voor die ander en je boodschap herhalen. Waarde moet je zoeken in nut, noodzaak of zelfs voorwaarden. Hoeveel nut heeft het om ouders die hun kind inschrijven voor zwemles al de afzwemdata door te geven? Of hen te vertellen wat de specifieke eindnormen van het eerste diploma zijn? Waar het wel veel waarde heeft hen uit te leggen wanneer ze mogen kijken naar de les en hoe ze contact kunnen opnemen in geval van vragen. Ouders wiens kind bijna mag afzwemmen, moet je echter herhaaldelijk uitleggen wat de kledingeisen zijn. Pas wanneer je stelt dat kinderen met de verkeerde kleding niet mogen afzwemmen, lijken ze pas in actie te komen. Voor hen zijn de eindtermen om af te zwemmen wel relevant.

Terug naar de vraag hoe zorg je dan voor waardevolle communicatie? Door jezelf de volgende vragen te stellen: Wat wil ik vertellen? Aan wie? Wanneer kan ik dat het beste doen? Op welk moment? En hoe doe ik dat dan?

Deze blog is geschreven door Nicolette van Mierlo. Nicolette is 10 jaar zwemonderwijzer en heeft 25 jaar ervaring met relatiemanagement in het bedrijfsleven. Ze begeleidt en adviseert zwemlesteams in gastvrij gedrag en communicatie met ouders rondom de zwemlessen, met als specialiteit klanttevredenheid.