Een moeilijk gesprek voeren kan voor velen een uitdaging zijn. Of het nu gaat om een ontevreden ouder, een gepikeerde collega of teleurgestelde bezoeker, het zijn meestal niet de leukste gesprekken. Het vermijden van deze gesprekken lijkt dan vaak verleidelijk, vooral wanneer emoties in het spel zijn. Maar het negeren hiervan kan leiden tot grotere conflicten en spanningen. Hoe pak je dat dan goed aan? Hierbij enkele tips voor de voorbereiding en het gesprek zelf.
- Voorbereiding is essentieel. Neem de tijd om het gesprek voor te bereiden. Denk na over wat je wilt zeggen en wat je wilt bereiken.
- Kies het juiste moment en de juiste plaats. Zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt op een moment en locatie waar beide partijen zich comfortabel voelen en er voldoende tijd is om het gesprek te voeren zonder onderbrekingen.
- Communiceer duidelijk en respectvol. Wees duidelijk en specifiek in wat je wilt zeggen, maar blijf respectvol en empathisch naar de ander toe. Vermijd beschuldigingen en houd de focus op het bespreken van het probleem of de situatie, niet op de persoon.
- Luister actief. Luister naar wat de ander te zeggen heeft zonder te onderbreken. Probeer te begrijpen hoe zij zich voelen en erken hun gevoelens, ook al ben je het er niet mee eens.
- Blijf kalm en beheerst. Houd je emoties onder controle, zelfs als het gesprek verhit raakt. Adem diep en neem een pauze als dat nodig is om jezelf te kalmeren voordat je verder gaat.
Lees ook: Feedback geven maakt het leuk, uitdagend én waardevol
- Zoek naar gemeenschappelijke grond. Probeer samen te werken om tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is. Zoek naar gemeenschappelijke doelen en belangen en werk van daaruit verder.
- Wees bereid compromissen te sluiten. Soms is het nodig om compromissen te sluiten om tot een oplossing te komen. Wees flexibel en sta open voor het vinden van een middenweg.
- Volg op met duidelijke acties. Zorg ervoor dat het gesprek eindigt met duidelijke afspraken en actiepunten voor beide partijen.
- Stel je open op. Vaak hebben we al scenario’s in ons hoofd afgespeeld en denken we te weten hoe de ander zal reageren. Maar in werkelijkheid kunnen mensen verrassend anders reageren. Het is daarom belangrijk om open te staan voor de reactie van de ander en niet bevooroordeeld.