De moed zakt je in de schoenen: is dan al die informatie voor niets geweest?

Je stopt veel tijd in het bijhouden van je leerlingvolgsysteem, maar merkt dat ouders er niet naar kijken. Bij aanvang van de zwemlessen worden ouders met een prachtige folder en informatieavond uitgebreid geïnformeerd, maar toch krijg je in de loop van het lestraject vragen over dingen die daarin uitgebreid zijn besproken. De moed zakt je in de schoenen: is dan al die informatie voor niks?

Gedoseerd informeren

Het afgelopen ‘coronajaar’ is gebleken dat communicatie een essentieel onderdeel is in het contact met ouders van de zwemleskinderen. Wanneer dit goed gebeurt, voorkom je klachten en ontevredenheid. Een goede sfeer draagt natuurlijk ook bij aan het succes van het zwemlestraject. Communicatie is dus belangrijk en de mogelijkheden zijn legio: website, social media, e-mail, een centraal informatiebord in de hal van het zwembad. Maar je wil natuurlijk ook dat het echt wordt gelezen. Wanneer je wil dat ouders je boodschap goed onthouden, zorg dan dat je de informatie gedoseerd geeft en dus niet te veel in één keer vertelt. Geef de ouder de tijd om de informatie goed in zich op te nemen en accepteer dat je bepaalde informatie regelmatig moet herhalen. Hierbij een paar tips.

  1. Waarover geef je informatie

    Voor veel ouders is alles nieuw, terwijl voor ons veel vanzelfsprekend is. De kans dat je dingen niet vertelt bij een eerste kennismaking, omdat ze voor jou zo logisch zijn, is dus best groot. Daarnaast is gebleken dat wanneer de omgeving nieuw is en er veel indrukken tegelijk moeten worden verwerkt, er informatie verloren gaat. Vraag je daarom eens af waar je de meeste vragen over krijgt, goed om dat onderwerp extra aandacht te geven. Dit zou kunnen zijn: het type diploma, hoeveel niveaus naar het eerste diploma, contact met de docent, kijkles, kleding zwemmen, groepsgrootte, individueel doorschuiven of vaste juf, bijhouden leerlingvolgsysteem, diplomazwemmen. Schrijf voor jezelf eens op wat je allemaal wil vertellen en breng daar structuur in aan. Zorg ook dat je kan uitleggen waarom het in jouw bad zo is geregeld. Als je de gemaakte keuzes goed kan toelichten, draagt dat bij aan een positieve indruk.

  2. Wanneer geef je informatie

    Verdeel de informatie over verschillende contactmomenten. Bij de eerste zwemles praten over de eindtermen van de borstcrawl heeft geen zin. Het is dan wel fijn voor ouders om algemene praktische informatie te krijgen, zoals waar de kinderen verzamelen en worden opgehaald, wanneer ouders mogen kijken en waar ze terecht kunnen met vragen. Het helpt als je op een rijtje hebt wanneer je welke informatie gaat delen. Wat vertel je bij de inschrijving, rondom de eerste zwemles, tijdens een kijkles, via de mail (nieuwsbrief) en wat deel je via sociale media of je website.

  3. Met welke frequentie geef je informatie

    Sommige dingen moet je eindeloos herhalen voordat de boodschap landt. Bijvoorbeeld de data van de kijklessen of het tempo waarin je het leerlingvolgsysteem invult. Maak een plan, wat vertel je in welke frequentie. Zo wordt het voor betrokkenen vanzelf duidelijk.

  4. Via welk medium geef je informatie

    Een bord of tv-scherm op een centrale plek, zoals de hal van het zwembad, kun je heel goed gebruiken voor algemene informatie. Maar ook voor speciale acties en vaste data die ouders kunnen agenderen. Incidentele zaken kan je aankondigen via social media en communiceer je gericht aan de doelgroep zodra die aan de orde zijn, zoals bijvoorbeeld de roosters voor zwemlessen in de vakantie. Als ouders weten welke info waar te vinden is, geeft dat duidelijkheid, houvast en rust.

Deze blog is geschreven door Nicolette van Mierlo, zij begeleidt en adviseert zwemlesteams in gastvrij gedrag en communicatie met ouders rondom de zwemlessen met als specialiteit klanttevredenheid, en Minette Lommers, manager van Zwembad Den Ekkerman.





De zwembadrobot opnieuw uitgevonden