Triathlon in en om het zwembad: wat komt daar allemaal bij kijken?

Dit jaar gaat Den Ekkerman voor de derde keer een triathlon organiseren in en rond zwembad Den Ekkerman. Hiervoor moet natuurlijk veel gebeuren en hoewel mei ver weg klinkt, is iedereen al volop bezig met de voorbereidingen. Bij het organiseren van een dergelijk groots evenement komt veel bij kijken. Minette Lommers vertelt in haar blog wat het zoal inhoudt. Een kijkje in de keuken dus bij het organiseren van een dergelijk evenement.

Hoe het begon allemaal begon…

Het begon allemaal 3 jaar geleden. We zochten samenwerking met Artisport en bekeken wat we gezamenlijk zouden kunnen organiseren. Al snel kwamen we op het idee van een triathlon omdat deze in Veldhoven nog niet gehouden werd. Een volledige triathlon organiseren leek ons iets te hoog gegrepen, vandaar dat we hebben ingestoken op een achtste triathlon. Mooi aan het begin van het seizoen, zodat de atleten bij ons kunnen warm draaien. Om het aantal vrijwilligers en onze verantwoordelijkheid voor de atleten wat te beperken, kwamen we al snel op het idee om spinbikes te gaan gebruiken in plaats van een fietsparcours dwars door Veldhoven uit te zetten.

Mini-triathlon

Inmiddels is er wel het één en ander aangepast en zijn we ook wat groter gaan denken. Sinds vorig jaar staat er ook een mini-triathlon op het programma in estafette vorm. Dit kan met kinderen met een vader/moeder/opa of oma of met 3 kinderen tot 17 jaar. Maar vorig jaar gaven de oudere deelnemers aan dat zij een mini-triathlon ook wel in hun eentje hadden willen doen. Dus dit jaar kunnen alle kinderen in een estafette vorm (één persoon zwemt, één fietst, één rent) of helemaal zelf de triatlon volbrengen. De afstand van de mini-triathlon: 250 meter zwemmen, 10 kilometer fietsen op een spinbike en 2,5 kilometer hardlopen. Uiteraard heb je daarnaast nog steeds de achtste triathlon voor de sportievelingen vanaf 17 jaar. De afstand van de achtste triathlon: 500 meter zwemmen, 20 kilometer fietsen op de spinbike en 5 km hardlopen.

Lees ook: Het organiseren van evenementen in het zwembad, win-win-win-win!

Wat gaat eraan vooraf?

De inschrijving is al begonnen, maar hier zit nog wel wat werk aan vooraf. Hieronder een paar op een rijtje.
Sponsoren. Uiteraard hebben we ook met kosten te maken zoals de huur van het zwembad, de zaal, tenten voor het buitenterrein, de huur van de spinbikes. En dus zijn sponsoren meer dan welkom, zonder kunnen wij het niet organiseren. Gelukkig vonden we al heel snel twee hoofd sponsoren: fysiotherapie praktijk De Ligt en sportzaak Intersport. Daarnaast zijn er nog sponsoren waarvan de reclameborden langs het parcours komen.
De datum. Ieder jaar moet natuurlijk ook weer de datum worden bepaald. Sinds de eerste jaargang hebben we afgesproken om de zaterdag voor moederdag aan te houden. Dit keer valt deze niet in de meivakantie (zaterdag 11 mei) wat betekent dat er bij het zwembad wat zwemlessen omgegooid moeten worden om ruimte te maken in het sportbad.
Promotie. Na het bepalen van de datum en de tijdstippen waarop de deelnemers kunnen starten kan de flyer ontworpen en gedrukt worden. Ondertussen zijn we al bezig met het maken van promotiefilmpjes om iedereen alvast warm te krijgen voor ons evenement.
Organisatie. Daarnaast dient er ook nu nog heel wat georganiseerd te worden. Alle inschrijvingen en betalingen moeten bijgehouden te worden. De deelnemers krijgen allemaal persoonlijk een bevestiging en een paar weken voor het evenement krijgen zij nog een boekwerkje met alle informatie erin. Ook dit moet gemaakt worden.
EHBO. Ondanks dat wij allemaal zelf in het bezit zijn van een EHBO-diploma, besteden we de EHBPO tijdens een evenement uit aan de EHBO-vereniging van Veldhoven. Wij hebben op die dag namelijk genoeg te doen om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd aan de start staat en alle afstanden op de goede manier gaat volbrengen, (aan)sturen van personeel, deelnemers en vrijwilligers. Dan kan een EHBO-geval zomaar helemaal niet uitkomen, vandaar dat we ervoor kiezen om dit door anderen te laten doen.

Vrijwilligers!

En natuurlijk het belangrijkste van alles: het zoeken van vrijwilligers. Het is elk jaar weer een enorme uitdaging om dat helemaal goed rond te krijgen. Bij het zwembad hebben we per baan 2 vrijwilligers zitten die de banen van de deelnemers tellen (voor wie de tel kwijtraakt). We hebben een paar mensen nodig die bij de spinbikes staan en veel mensen die rondom het loopparcours staan om ervoor te zorgen dat er geen fietsers of andere vervoersmiddelen ineens het parcours opstormen. Op het veld binnen het loopparcours hebben we nog een mogelijkheid om iets te eten en drinken te pakken, dus ook daar hebben we vrijwilligers voor nodig. Om alles nog sfeervoller te maken zorgen we ook voor een DJ met een muziek installatie.

Zo zie je maar dat er meer bij komt kijken dan je wellicht van te voren bedacht had. Mocht je dit nu lezen en super enthousiast zijn om ook zoiets te organiseren? Minette staat je graag te woord, mail naar info@zwembadbranche.nl.




Splash Software