Het leerlingvolgsysteem van Dewi Online heeft een ingrijpende vernieuwing ondergaan. Waar de oude module vooral was ingericht vanuit de medewerker die alle handelingen uitvoerde, staat in de nieuwe versie de zwemgast – en met name de ouder – centraal. Het resultaat: minder handmatig werk, meer overzicht en een aanzienlijk efficiënter instroomproces voor zwemlessen.
Van intern proces naar online zelfservice
In de vorige opzet werden inschrijvingen, wachtlijsten en lesplaatsingen grotendeels intern afgehandeld. Dat zorgde voor extra werkdruk bij receptie en administratie. In het vernieuwde Leerlingvolgsysteem verschuift die rol naar de voorkant: ouders regelen hun inschrijving volledig online, op een manier die aansluit bij hun voorkeuren en situatie.
Online inschrijven, ook voor meerdere locaties
Nieuwe leerlingen kunnen zich nu eenvoudig:
- Online inschrijven op de wachtlijst óf direct op een les;
- Zelf de lesvorm en het bijbehorende abonnement kiezen;
- Direct betalen, bijvoorbeeld voor een startpakket of een inschrijftarief voor de wachtlijst.
Hebben zwembaden meerdere locaties? Dan kunnen ouders hun kind in één keer op de wachtlijst zetten voor meerdere zwembaden. Dat vergroot de kans op een snelle plaatsing en geeft ouders maximale flexibiliteit, zonder extra werk voor de organisatie.
Volledig inzicht via Ouderportaal en je eigen app
Via het Ouderportaal en je eigen app hebben ouders continu inzicht in hun situatie. Zij zien:
- Op welke positie hun kind op de wachtlijst staat;
- Kunnen voorkeuren wijzigen, zoals dag, tijd of locatie;
- Kunnen een oproep voor een les accepteren of weigeren, direct online.
Dit zorgt voor transparantie, voorkomt misverstanden en vermindert het aantal vragen aan de balie of via e-mail.
Slimme oproepen en automatische indeling
Voor medewerkers biedt het vernieuwde systeem krachtige ondersteuning. Leerlingen kunnen geautomatiseerd worden opgeroepen vanuit de wachtlijst, waarbij de slimme software rekening houdt met:
- De plek op de wachtlijst;
- De door ouders opgegeven voorkeuren;
- Beschikbare capaciteit in lessen.
Op basis daarvan maakt het systeem een zo optimaal mogelijke indeling. Dat bespaart tijd, verhoogt de bezettingsgraad en zorgt voor een eerlijke en consistente plaatsing.
Nieuw planbord voor capaciteit en roostering
Nieuw is ook het planbord, waarmee zwembaden in één oogopslag inzicht krijgen in de toekomstige capaciteit van (combi)lessen. Dit maakt het eenvoudiger om vooruit te plannen, lessen te roosteren en tijdig bij te sturen waar nodig.
Verbeteringen in dagelijks gebruik
Naast de grote vernieuwingen is ook het dagelijkse gebruik verder geoptimaliseerd. Zo zijn:
- Het verplaatsen en scoren van deelnemers verbeterd;
- Het familieaccount vereenvoudigd;
- Het zelf toevoegen van kinderen door ouders is gebruiksvriendelijker gemaakt.
Kleine aanpassingen die in de praktijk een groot verschil maken.
Eén platform, optimale beleving
Door deze doorontwikkelingen is Dewi Online nog beter in staat om meer dan 150+ huidige zwembadklanten, én nieuwe zwembaden, te ondersteunen. Met software die niet alleen efficiënt is voor medewerkers, maar ook overzichtelijk en prettig werkt voor gasten en waardevolle stuurinformatie biedt voor het management.
Een leerlingvolgsysteem dat meegroeit met de organisatie – en met de verwachtingen van vandaag. Meer weten? Kijk op www.dewi.nl of bel +31 (0)13 7620 700.